Rücktritt aus dem Verwaltungsrat: Ablauf und Haftung

Ein Mitglied tritt aus dem Verwaltungsrat einer Schweizer AG zurück, indem es den Rücktritt gegenüber dem VR erklärt, in der Praxis schriftlich, den Zeitpunkt nennt und danach für die Löschung im Handelsregister sorgt. Meldet die Gesellschaft die Löschung nicht an, darf die ausgeschiedene Person das selbst tun (Art. 933 Abs. 2 OR). Die Haftung für die Amtszeit endet mit dem Rücktritt nicht.

Was regelt das OR zum Rücktritt, und was bleibt offen?

Das OR regelt Wahl und Abberufung, nicht aber das Ausscheiden aus eigenem Entschluss. Die Generalversammlung kann jede Person, die sie gewählt hat, abberufen (Art. 705 OR); das Gegenstück, den Rücktritt, lässt das Gesetz offen. Die Tabelle trennt, was im Gesetz steht, von dem, was eine rechtliche Abklärung braucht.

Auf wann soll der Rücktritt wirken?

Weil das Gesetz keinen Zeitpunkt vorgibt, sollte die Rücktrittserklärung ihn ausdrücklich nennen. Üblich sind drei Varianten: sofort, auf ein festes Datum oder auf das Ende der nächsten Generalversammlung. Was passt, hängt von der Lage der Gesellschaft und von Ihrer eigenen ab.

Ein Rücktritt, der rückwirkend vor dem Eingang des Briefs gelten soll, schafft Unklarheit in Protokoll und Handelsregister. Wählen Sie ein Datum, auf das die Gesellschaft reagieren kann.

Welche Schritte gehören zu einem sauberen Rücktritt, und wer ist zuständig?

Muster für die Rücktrittserklärung

Der folgende Text ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung: «An den Verwaltungsrat der Muster AG, z. H. des Präsidenten. Hiermit trete ich als Mitglied des Verwaltungsrats der Muster AG mit Wirkung per [Datum] zurück. Ich bitte die Gesellschaft, die Löschung meines Eintrags einschliesslich meiner Zeichnungsberechtigung nach diesem Datum umgehend beim Handelsregisteramt anzumelden und mir eine Kopie der Anmeldung zuzustellen. Sämtliche VR-Unterlagen und Geräte gebe ich bis [Datum] zurück. [Optional: Meine Gründe finden sich in der beiliegenden Notiz, die ich zu Protokoll zu nehmen bitte.] [Ort, Datum, Unterschrift]»

Stellen Sie die Erklärung so zu, dass Sie den Zugang später beweisen können, etwa eingeschrieben oder per E-Mail mit Empfangsbestätigung des Präsidiums. Behalten Sie eine Kopie.

Wie erfolgt die Löschung im Handelsregister?

Jede Änderung einer eingetragenen Tatsache muss eingetragen werden, also auch das Ausscheiden aus dem VR (Art. 933 Abs. 1 OR). Üblicherweise bereitet das VR-Sekretariat die Anmeldung vor, und die verbleibenden Zeichnungsberechtigten unterschreiben. Geschieht das nicht, darf die ausgeschiedene Person die Löschung ihres Eintrags und ihrer Zeichnungsberechtigung selbst anmelden (Art. 933 Abs. 2 OR und Art. 17 Abs. 2 lit. a HRegV).

Fragen Sie beim kantonalen Handelsregisteramt nach, welche Belege es für eine Anmeldung durch Sie selbst verlangt; die Rücktrittserklärung und der Nachweis ihres Zugangs gehören bereitgelegt. Prüfen Sie danach die Publikation im kantonalen Register oder im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB).

Hängt die Haftung am Handelsregistereintrag?

In einem Fall zu nicht bezahlten AHV-Beiträgen nach Art. 52 AHVG hielt das Bundesgericht fest, dass die Verantwortlichkeit eines Verwaltungsrats in der Regel bis zum tatsächlichen Austritt dauert und nicht bis zur Löschung im Handelsregister; ausgenommen sind Schäden aus Handlungen, die erst nach dem Rücktritt wirken (BGE 126 V 61, E. 4). Ein veralteter Eintrag zeigt Dritten trotzdem weiter, dass Sie im VR sitzen. Drängen Sie deshalb auf die Löschung und bewahren Sie die Belege auf.

Endet die Haftung mit dem Rücktritt?

Nein. Nach Art. 754 OR haften VR-Mitglieder der Gesellschaft, den Aktionären und den Gläubigern für Schaden aus absichtlicher oder fahrlässiger Pflichtverletzung, und diese knüpft an das Verhalten während der Amtszeit an. Der Anspruch verjährt drei Jahre ab Kenntnis von Schaden und ersatzpflichtiger Person, spätestens zehn Jahre nach dem schädigenden Verhalten (Art. 760 Abs. 1 OR); bei einer strafbaren Handlung gilt allenfalls die längere strafrechtliche Frist (Art. 760 Abs. 2 OR).

Die Décharge der GV wirkt nur für bekanntgegebene Tatsachen und nur gegenüber der Gesellschaft sowie den zustimmenden oder später in Kenntnis erwerbenden Aktionären; das Klagerecht der übrigen erlischt zwölf Monate nach dem Beschluss (Art. 758 OR). Mehr dazu unter Décharge des Verwaltungsrats nach Art. 758 OR und Haftung des Verwaltungsrats.

Vereinbaren Sie vor dem Austritt, ob und wie Sie Protokolle und Unterlagen Ihrer Amtszeit später einsehen dürfen, etwa zur Abwehr einer Klage. Eigene Kopien behalten Sie nur, soweit Vertraulichkeit und die Regeln der Gesellschaft es zulassen.

Was gilt, wenn der VR zu klein wird oder niemand mehr in der Schweiz wohnt?

Fehlt nach einem Rücktritt ein vorgeschriebenes Organ oder ist es nicht mehr richtig zusammengesetzt, kann ein Aktionär oder Gläubiger dem Gericht Massnahmen beantragen (Art. 731b Abs. 1 OR). Das Gericht kann eine Frist zur Wiederherstellung des rechtmässigen Zustands unter Androhung der Auflösung ansetzen, das fehlende Organ oder einen Sachwalter ernennen oder die Gesellschaft auflösen (Art. 731b Abs. 1bis OR).

Dasselbe Risiko entsteht, wenn die einzige zeichnungsberechtigte Person mit Wohnsitz in der Schweiz geht. Art. 718 Abs. 4 OR verlangt eine solche Person, die VR-Mitglied oder Direktor ist und Zugang zum Aktienbuch hat. Wird das Präsidium vakant, ernennt der VR für die verbleibende Amtsdauer einen neuen Präsidenten, sofern die Statuten keine anderen Regeln vorsehen (Art. 712 Abs. 4 OR).

Was erledigen der verbleibende VR und das VR-Sekretariat?

• Dem austretenden Mitglied den Eingang des Rücktritts mit Austrittsdatum schriftlich bestätigen.
• Den Rücktritt protokollieren. Muster: «Der Präsident informiert, dass [Name] mit Schreiben vom [Datum] per [Datum] als Mitglied des Verwaltungsrats zurückgetreten ist. Der Verwaltungsrat nimmt davon Kenntnis und beauftragt das VR-Sekretariat mit der Anmeldung beim Handelsregister.»
• Zeichnungsberechtigungen und Wohnsitzerfordernis vor dem Austrittsdatum prüfen.
• Die Änderung beim Handelsregister anmelden und die Publikation kontrollieren.
• Offene Pendenzen und Ausschusssitze des Mitglieds neu zuteilen.
• Zugänge zu Portal, Verteilern und Datenräumen per Austrittsdatum beenden und festhalten, was zurückgegeben wurde.
• Die Ersatzwahl auf die nächste GV traktandieren oder eine ausserordentliche GV einberufen, wenn der VR nicht mehr ordnungsgemäss arbeiten kann.

Für Zugänge und Unterlagen beim Austritt siehe die Offboarding-Checkliste für VR-Mitglieder. In Konsaro werden Rollen pro Gremium vergeben, der Zugang lässt sich also für jedes Gremium einzeln beenden, und der Audit-Trail zeigt Downloads und Datenexporte bis zum letzten Tag. Siehe Sicherheit und die Seite für das VR-Sekretariat.

Beispiel: Ein Mitglied verlässt die Muster AG

Die Muster AG ist eine erfundene, nicht kotierte Gesellschaft mit drei VR-Mitgliedern; nur eines davon wohnt in der Schweiz. Im März will genau dieses Mitglied aus persönlichen Gründen austreten. Statt sofort zurückzutreten, informiert es zuerst den Präsidenten und erklärt den Rücktritt per Ende der ordentlichen GV im Juni.

Der VR nutzt die Zeit, um eine Nachfolgerin mit Wohnsitz in der Schweiz vorzuschlagen, und erteilt der in der Schweiz wohnhaften CFO als Direktorin mit Zugang zum Aktienbuch die Zeichnungsberechtigung. Damit bleibt Art. 718 Abs. 4 OR erfüllt. Die GV im Juni wählt die Nachfolgerin; das VR-Sekretariat meldet Austritt und Wahl in einer Anmeldung an und prüft die Publikation. Das ausgeschiedene Mitglied bewahrt Erklärung, Bestätigung des Präsidenten und Kopie der Anmeldung auf.

Was ist bei GmbH, kotierter AG oder Tochtergesellschaft anders?

Welche Fehler passieren oft, und wie vermeiden Sie sie?

• Rücktritt nur mündlich oder in der Sitzung: schriftlich erklären und bestätigen lassen.
• Kein Datum genannt: den Wirkungszeitpunkt in die Erklärung schreiben.
• Annahme, der Eintrag verschwinde von selbst: Publikation prüfen und notfalls selbst anmelden.
• Austritt ohne geklärte Vertretung mit Wohnsitz in der Schweiz: vor dem Brief lösen.
• Unterlagen ohne Absprache behalten: vereinbaren, was bleiben darf, den Rest zurückgeben.
• Rücktritt als Ausweg aus der Krise: zuerst rechtlich beraten lassen, denn bereits ausgelöste Pflichten bleiben.