VR-Unterlagen schreiben, die der Verwaltungsrat liest

Ein Dokument, das der Verwaltungsrat liest, sagt auf der ersten Seite, wozu es dient, was die Geschäftsleitung empfiehlt und worüber der VR genau entscheiden soll. Danach folgen die geprüften Optionen, die wichtigsten Risiken und die Fakten, in dieser Reihenfolge. Halten Sie es bei etwa fünf Seiten plus Anhängen und schreiben Sie die erste Seite so, dass ein Mitglied auch ohne den Rest entscheiden kann.

Wozu dient ein Dokument für den Verwaltungsrat?

Es ermöglicht dem Verwaltungsrat, eine Aufgabe wahrzunehmen: entscheiden, Richtung geben oder beaufsichtigen. Die unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben stehen in Art. 716a Abs. 1 OR, von der Oberleitung und der Festlegung der Organisation bis zur Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen. Abs. 2 verlangt zudem, dass der VR für eine angemessene Berichterstattung an seine Mitglieder sorgt, wenn er Vorbereitung oder Überwachung an Ausschüsse oder einzelne Mitglieder zuweist. Die meisten Vorlagen dienen einer dieser Aufgaben, und die Verfasserin oder der Verfasser soll sie dem VR leicht machen.

Vorlagen scheitern, wenn sie berichten, was die Geschäftsleitung getan hat, statt dem VR zu helfen, was er tun muss. Ein Projektbericht von 30 Seiten mit dem Antrag auf Seite 27 ist der klassische Fall.

Welche drei Arten von Vorlagen gibt es?

Legen Sie die Art zuerst fest, denn sie bestimmt den Aufbau. Traktandum und Vorlage tragen dieselbe Art; in Konsaro wird ein Traktandum als Beschluss, Information oder Diskussion geführt, und dieselben Bezeichnungen funktionieren auch auf Papier.

Eine Vorlage, die alle drei sein will, verwirrt den VR. Enthält ein Projektbericht einen einzigen Entscheid, teilen Sie auf: Der Stand kommt als Information, der Entscheid erhält eine eigene Vorlage und ein eigenes Traktandum.

Welcher Aufbau funktioniert bei einer Beschlussvorlage?

Fünf Teile, immer in derselben Reihenfolge, damit die Mitglieder wissen, wo sie suchen müssen. Ein Dokument nach bekanntem Muster liest sich schneller als ein brillantes mit neuem Aufbau.

Wie schreiben Sie die erste Seite?

Zuletzt, und testen Sie sie allein. Geben Sie die erste Seite jemandem, der den Rest nicht kennt, und fragen Sie, worüber der VR entscheiden soll. Kommt keine Antwort in einem Satz, schreiben Sie neu.

Die starke Fassung nennt Entscheid, Betrag, Empfehlung und Grund. Das Mitglied liest den Rest nun mit einer Frage im Kopf. Ort, Gesellschaft und Zahlen sind für das Beispiel erfunden.

Wie sieht eine vollständige Beschlussvorlage aus? Ein Beispiel

Die Muster AG ist ein erfundenes Unternehmen; alle Namen, Beträge und Daten sind frei erfunden. Die Vorlage bittet den VR, das veraltete Lagerverwaltungssystem zu ersetzen. Die Gliederung zeigt, was jeder Teil enthält; eine echte Vorlage trägt das Detail.

Drei Gewohnheiten fallen auf. Der Beschlusstext nennt Anbieter, Obergrenze, Datum und die unterzeichnende Person. Die Optionentabelle enthält das Nichtstun. Und der Risikoteil nennt für das Hauptrisiko eine Zahl statt des Worts «Terminrisiken».

Wie lang sollte das Dokument sein?

So kurz, wie der Entscheid es zulässt. Fünf Seiten plus Anhänge sind für die meisten Entscheide eine gute Obergrenze; Informationstraktanden brauchen oft eine oder zwei. Viele Gremien legen eine Seitenzahl in der Vorlage fest und lassen den Präsidenten zu lange Dokumente zurückweisen.

• Tabellen für Zahlen, Vergleiche und Zeitpläne. Tabellen lesen sich schneller als Absätze voller Zahlen.
• Eine Grafik pro Aussage, mit einem Titel, der die Aussage nennt («Marge sank im Q3 wegen Frachtkosten», nicht «Margenentwicklung»).
• Methodik, Detailrechnungen und Belege in Anhänge verschieben und sagen, was jeder Anhang enthält.
• Geschichte streichen. Der VR braucht den aktuellen Stand und was sich seit dem letzten Mal geändert hat.
• Jede Abkürzung einmal erklären und für jedes Projekt in der ganzen Mappe denselben Namen verwenden.

Was macht ein Dokument glaubwürdig?

Mitglieder vertrauen Dokumenten, die ihre Grundlagen und Zweifel zeigen. Ein Dokument, das Unsicherheit zugibt, ist glaubwürdiger als eines, das alles sicher weiss.

1. Die Annahmen hinter den Zahlen nennen und sagen, welche am meisten zählen.
2. Autorin und verantwortliches GL-Mitglied nennen und sagen, wer konsultiert wurde.
3. Zeigen, was sich seit dem letzten Dokument zum selben Thema geändert hat.
4. Sagen, was die Geschäftsleitung noch nicht weiss und wann sie es wissen wird.
5. Den Risikoteil konkret machen: «eine Verzögerung von drei Monaten kostet rund CHF 300 000», nicht «es bestehen Terminrisiken».

Wie stellen Sie Zahlen dar?

Geben Sie jeder Zahl Einheit, Periode und Vergleich. «Umsatz CHF 12,4 Mio.» sagt wenig; «Umsatz CHF 12,4 Mio. im Q3, CHF 0,9 Mio. unter Budget und CHF 0,3 Mio. über dem Q3 des Vorjahres» zeigt, wo man hinschauen muss. Setzen Sie den Vergleich in eine Tabelle, runden Sie einheitlich und sagen Sie, wenn eine Zahl eine Schätzung ist. Jede Zahl der Zusammenfassung muss im Haupttext mit demselben Wert stehen. Wer für dieselbe Zahl zwei Werte findet, traut auch den anderen nicht mehr.

Wer macht was bis wann? Ein Ablauf für Autoren

Ein gutes Dokument entsteht nicht am Abend davor. Die Tabelle zeigt einen Ablauf, der für die meisten Gremien funktioniert; passen Sie die Tage an Ihre Frist für die Mappe an.

Das VR-Sekretariat prüft Aufbau und Vollständigkeit, schreibt den Inhalt aber nicht um; der Inhalt gehört dem GL-Mitglied, das die Vorlage zeichnet.

Welche Fehler machen Autoren am häufigsten?

• Zuerst die Geschichte schreiben und den Antrag zuletzt.
• Eine Option anbieten und sie Empfehlung nennen.
• Risiken in den Anhang verschieben, wo sie niemand liest.
• Zahlen nach dem Versand ändern, ohne es zu sagen.
• Das Dokument in Teilen senden: heute die Zusammenfassung, morgen die Zahlen.
• Für jede Vorlage einen anderen Aufbau wählen, sodass die Leser jedes Mal suchen müssen.
• Einen Entscheid verlangen, den der VR mangels Information gar nicht fällen kann.

Was ändert sich bei anderen Gremien und mit dem eigenen Reglement?

Der Aufbau funktioniert für jedes beschlussfassende Gremium, ob Verwaltungsrat einer AG, Geschäftsführung einer GmbH, Vorstand eines Vereins oder Stiftungsrat. Rechtsgrundlage und Wortwahl unterscheiden sich, die Logik der Vorlage nicht. Ist Ihr Gremium kein Verwaltungsrat, prüfen Sie Statuten und anwendbares Recht gesondert; dieser Beitrag behandelt nur die oben genannten Bestimmungen des Obligationenrechts.

Viele Gremien legen die Regeln für Vorlagen im Organisationsreglement fest: Vorlage, Seitenlimit, Frist und wer ein Traktandum anmelden darf. Eine Regel, wonach ein Dokument ohne erste Seite mit Antrag an die Verfasser zurückgeht, nützt der Lesbarkeit mehr als jeder Ratschlag. Schweigt Ihr Reglement dazu, schlagen Sie dem Präsidenten einen kurzen Standard vor.

Wie gelangt das Dokument zum Verwaltungsrat?

Über das VR-Sekretariat, fristgerecht, in der definitiven Fassung. Dokumente, die in Teilen eintreffen oder sich nach dem Versand ändern, machen die Arbeit am Aufbau zunichte.

In Konsaro hat jedes Traktandum eine Art (Beschluss, Information oder Diskussion) und eine Dauer, die Dokumente hängen als PDF am Traktandum, und ein Dokument lässt sich nach der Veröffentlichung durch eine neue Version ersetzen, sodass alle die aktuelle Fassung sehen. Mehr unter Sitzungsunterlagen und, für Autoren in der Geschäftsleitung, für CEO, CFO und Geschäftsleitung. Warum Versionsdisziplin auch für Autoren zählt, zeigt unser Beitrag über das falsche PDF im Sitzungszimmer; wie eine aktuelle Fassung dem ganzen Gremium hilft, eine aktuelle Fassung der Unterlagen.