KI im VR-Sekretariat: vor, während und nach der Sitzung

Für das VR-Sekretariat ist KI dort am nützlichsten, wo rund um jede Sitzung Routine anfällt: offene Pendenzen in Traktanden überführen, die Einladung entwerfen, aus dem Transkript einen ersten Protokollentwurf erstellen, Traktandenliste und Protokoll übersetzen und die Pendenzen aus der Diskussion auflisten. Die Sekretärin oder der Sekretär entscheidet weiterhin, was auf die Traktandenliste kommt, was im Protokoll steht und wer jede Pendenz übernimmt.

Welche Aufgaben des VR-Sekretariats profitieren von KI, welche nicht?

Sortieren Sie die Arbeit nach dem Mass an Urteilskraft. Eine erste Fassung schreiben, für Klarheit umformulieren, übersetzen und Kandidaten auflisten sind Entwurfsarbeiten, und dafür ist KI gut. Entscheiden, was der Verwaltungsrat hört, in welcher Reihenfolge und was das Protokoll festhält, ist Urteilsarbeit und bleibt bei Menschen. Die Tabelle sortiert den ganzen Sitzungszyklus vor.

Was kann KI vor der Sitzung leisten?

Die Vorbereitung besteht vor allem aus Koordination: Unterlagen einsammeln, Traktandenliste erstellen, Einladung schreiben, verspätete Beiträge nachfassen. Bei den Schreibarbeiten kann KI helfen. Sie kann aus einer Themenliste Traktandenbeschreibungen im Hausstil machen, einen Antrag verständlicher formulieren oder das Begleitschreiben an den Verwaltungsrat entwerfen. Was auf die Traktandenliste kommt und wie lange ein Traktandum dauert, entscheidet sie nicht; das klärt das Sekretariat mit dem Präsidium.

Hilfreich ist, dem Tool ein Beispiel zu geben: die letzte Traktandenliste in der Form, die der Verwaltungsrat mag. Dann folgt das Ergebnis dem Hausstil, und das Sekretariat bearbeitet, statt neu zu schreiben. Unterlagen der Geschäftsleitung bleiben in den Worten der Verfasser; das VR-Sekretariat formuliert sie nicht um.

Was tut das Sekretariat während der Sitzung?

Die Aufgabe während der Sitzung bleibt, der Diskussion zu folgen und Beschlüsse festzuhalten. Hat der Verwaltungsrat vereinbart, die Sitzung aufzuzeichnen oder zu transkribieren, wird das Transkript zum Rohmaterial für das Protokoll. Kurze Notizen zu Beschlüssen, Abstimmungen und Anträgen zu Protokoll sollten Sie trotzdem führen, denn sie verankern später den KI-Entwurf. In der Schweiz ist es strafbar, ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung aller Beteiligten aufzunehmen (Art. 179bis und 179ter StGB); holen Sie deshalb vor Aufzeichnung und Transkription die Einwilligung aller ein; die Regeln in der Schweiz und in Deutschland behandelt unser Beitrag zu KI-Aufzeichnung und Einwilligung.

Das Transkript eines Videocalls ist lang und enthält Smalltalk, Korrekturen und Durcheinander. Deshalb ist ein Entwurf pro Traktandum aus Titel, Beschreibung und Notizen besser als einer aus dem ganzen Transkript auf einmal. Jedes Traktandum erhält nur den Teil der Diskussion, der dazugehört.

Wie funktioniert der Protokollentwurf in der Praxis? Ein Beispiel der Muster AG

Die Muster AG ist ein erfundenes Unternehmen, die Diskussion unten ist erfunden. Der Verwaltungsrat hat Traktandum 4, «Genehmigung des Lieferanten-Rahmenvertrags», in einem Videocall behandelt. Die Sekretärin notierte: «Genehmigt 4:1, Herr Brunner dagegen, Pendenz: Recht prüft Haftungsklausel bis 15. März».

1. Vor dem Entwurf lädt die Sekretärin das Transkript hoch und prüft, dass Traktandum 4 sauber von Traktandum 3 getrennt ist.
2. Das Tool erhält Titel, Art (Beschluss), Beschreibung, den Transkriptteil und die Notiz der Sekretärin.
3. Es liefert einen Entwurf: «Der Verwaltungsrat diskutierte den Lieferanten-Rahmenvertrag. Herr Brunner äusserte Bedenken zur Haftungsobergrenze. Der Verwaltungsrat genehmigte den Vertrag mit vier zu einer Stimme.» und schlägt eine Pendenz für das Recht vor.
4. Die Sekretärin vergleicht den Entwurf mit den Notizen. Stimmenverhältnis und Gegenstimme stimmen. Die Formulierung «äusserte Bedenken zur Haftungsobergrenze» steht nicht in den Notizen: Im Transkript stellt er eine Frage zur Obergrenze und widerspricht ihr nicht. Die Sekretärin schreibt den Satz um.
5. Die Sekretärin übernimmt den Pendenzenvorschlag, setzt Verantwortliche und Frist aus den Notizen und geht zu Traktandum 5.
6. Vor der Veröffentlichung gibt sie den Entwurf dem Präsidium zur Durchsicht.

Beachten Sie, wo Zeit gespart wurde und wo nicht. Das Tool hat das Tippen der ersten Fassung abgenommen. Die Prüfung hat es nicht abgenommen, und sie hat eine Aussage gefunden, die plausibel klang und falsch war. Unsere Methode zur Prüfung von KI-Entwürfen beschreibt eine Prüfreihenfolge, die solche Fehler schnell findet.

Was geschieht danach mit Pendenzen und Übersetzungen?

Pendenzen sind der Ort, an dem Sitzungen Wirkung erzeugen und auch verlieren. Ein Modell kann aus der Diskussion Kandidaten auflisten: wer was bis wann übernimmt. Jede Pendenz braucht eine Person, die sie übernimmt, die Verantwortlichen benennt und die Frist setzt. Offene Pendenzen werden dann in die nächste Sitzung übernommen, und deren Traktandenliste kann damit beginnen.

Bei zweisprachigen Gremien spart die KI-Übersetzung von Traktandenliste und Protokoll viel Arbeit. Legen Sie vorher ein kurzes Glossar an (die eigenen Begriffe des Gremiums für Organe, Funktionen und Produkte) und prüfen Sie Beschlusstexte dagegen, denn der Beschlusswortlaut muss genau stimmen. Details im Beitrag zur KI-Übersetzung von VR-Protokollen.

Die Zeitersparnis ist real. Wer früher einen Tag für das Protokoll einer langen Sitzung brauchte, schafft die sorgfältige Prüfung eines KI-Entwurfs oft in einem Bruchteil davon, solange Transkript und Notizen gut sind und die Prüfung gezielt erfolgt. Eine Zahl für Ihr Gremium haben wir nicht: Messen Sie den Aufwand für das Protokoll bei den ersten drei Sitzungen vorher und nachher und berichten Sie dem Präsidium Ihre eigenen Zahlen.

Wo setzt das Sekretariat keine KI ein?

• Beim Entscheid, was als Beschluss festgehalten wird: Das folgt der Zusammenfassung des Präsidiums in der Sitzung.
• Bei Personalgeschäften und Untersuchungen, ausser das Präsidium ist einverstanden.
• Bei Unterlagen der Geschäftsleitung: Sie bleiben in den Worten der Verfasser.
• In jedem Tool, das die Gesellschaft nicht für die VR-Arbeit freigegeben hat.
• Bei allem, was der Verwaltungsrat als streng vertraulich eingestuft hat, ausser die Regel erlaubt es.

Art. 713 Abs. 3 OR verlangt ein Protokoll über Verhandlungen und Beschlüsse, das von der oder dem Vorsitzenden und von der protokollführenden Person unterzeichnet wird. Die Unterschrift deckt den Inhalt, deshalb macht erst die Prüfung durch das Sekretariat aus einem KI-Entwurf ein Protokoll. Der EDÖB hat festgehalten, dass das Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Bearbeitungen anwendbar ist, was Transparenz gegenüber den Personen bedeutet, deren Daten bearbeitet werden, auch gegenüber den Mitgliedern. Wir behandeln das in Was der EDÖB zu KI sagt.

Wie führen Sie KI im VR-Sekretariat reibungslos ein?

1. Wählen Sie eine Sitzung und eine Aufgabe, meist das Protokoll.
2. Legen Sie die Regeln mit dem Präsidium fest: ob die Sitzung transkribiert wird, wer den Entwurf prüft, wie lange das Transkript aufbewahrt wird und welche Traktanden ausgenommen sind.
3. Informieren Sie die Mitglieder über die Änderung. Eine kurze E-Mail genügt; ein Beispiel folgt.
4. Ergänzen Sie nach zwei, drei Sitzungen Übersetzung oder Pendenzenvorschläge.
5. Ziehen Sie nach drei Sitzungen Bilanz: Was hat Zeit gespart, was musste korrigiert werden, was soll das Präsidium ändern.

Beispiel für die Mitglieder: «Ab der nächsten Sitzung verwendet das VR-Sekretariat ein vom Verwaltungsrat freigegebenes KI-Tool für den ersten Entwurf des Protokolls. Die Sitzung wird mit Ihrer Zustimmung transkribiert. Das Sekretariat prüft jeden Entwurf, bevor er Sie erreicht. Das Transkript wird nach der Genehmigung des Protokolls gelöscht. Personalgeschäfte werden nicht transkribiert. Bitte melden Sie dem Präsidium, wenn Sie nicht einverstanden sind.» Passen Sie den Text an Ihre Regeln an.

Die Seiten zum VR-Sekretariat und zu den Executive Assistants beschreiben die Rollen, die Seite zu Sitzungen und Traktanden zeigt den Sitzungszyklus im Portal.

Wie unterstützt Konsaro das VR-Sekretariat mit KI?

Der Minutes Copilot von Konsaro arbeitet pro Traktandum mit Titel, Art und Beschreibung, dem Transkript als eingefügtem Text oder .vtt-Datei und den bereits geschriebenen Notizen; er schlägt auch Pendenzen vor, die jeweils eine Person übernimmt oder verwirft. Der Translation Copilot übersetzt Traktandenliste und Protokoll veröffentlichter Sitzungen zwischen Deutsch und Englisch, nicht aber Sitzungsunterlagen. In den Editoren kann die KI einen Text umformulieren oder übersetzen, ohne das Original zu überschreiben. Die KI läuft in der EU mit Zero Data Retention, Unterlagen werden nicht zum Training verwendet, und Admins können die KI ausschalten. Mehr auf der Seite zu den KI-Copilots.