KI-Übersetzung von VR-Protokollen: Deutsch und Englisch

Für einen Verwaltungsrat, der auf Deutsch und Englisch arbeitet, erstellt KI die zweite Sprachfassung von Traktandenliste und Protokoll in Minuten statt Tagen. Der Verwaltungsrat sollte trotzdem festlegen, welche Fassung massgebend ist, meist die unterzeichnete, und eine Person, die beide Sprachen beherrscht, muss Beschlüsse, Namen, Rechtsbegriffe und Zahlen prüfen, bevor die Übersetzung geteilt wird. Sitzungsunterlagen sind eine eigene Frage.

Wer braucht eine übersetzte Traktandenliste und ein übersetztes Protokoll?

Schweizer Verwaltungsräte vereinen oft deutsch- und französischsprachige Mitglieder mit internationalen Mitgliedern, die auf Englisch arbeiten. Deutsche Gruppen mit ausländischen Investoren stehen im Aufsichtsrat vor derselben Frage. Gibt es das Protokoll nur auf Deutsch, genehmigt das englischsprachige Mitglied einen Text, den es nicht ganz lesen kann. Gibt es es nur auf Englisch, verlangen die deutschsprachigen Mitglieder, die Revisionsstelle oder eine Behörde später womöglich eine deutsche Fassung.

Eine professionelle Übersetzung jeder Traktandenliste und jedes Protokolls ist langsam und kostet Geld, deshalb verzichten viele Gremien darauf und verlassen sich auf guten Willen. KI-Übersetzung nimmt den grössten Teil des Aufwands weg und lässt den wichtigen Teil übrig: die Prüfung. Darum geht es im Rest dieses Beitrags.

Welche Sprachfassung des Protokolls ist massgebend?

Art. 713 Abs. 3 OR verlangt ein Protokoll über Verhandlungen und Beschlüsse, unterzeichnet vom Vorsitzenden und vom Protokollführer. Zur Sprache des Protokolls sagt die Bestimmung nichts. Gibt es das Protokoll in zwei Sprachen, ist es gute Praxis, eine Fassung als Original zu unterzeichnen und die andere als Übersetzung zu kennzeichnen. Am einfachsten ist ein Satz zu Beginn beider Fassungen.

Nennen die Statuten oder das Organisationsreglement bereits eine Protokollsprache, entscheidet diese Regel. Schweigen sie, kann der Verwaltungsrat die Frage mit einem kurzen Beschluss klären, der im Protokoll der Sitzung steht, die ihn fasst. Geht ein Beschluss ans Handelsregister, fragen Sie das Handelsregisteramt vorab, in welcher Sprache es die Belege akzeptiert.

Wie übersetzen Sie Protokolle mit KI, Schritt für Schritt?

Der Ablauf ist kurz, aber jeder Schritt braucht eine verantwortliche Person. Sonst wird die Übersetzung entweder nie geprüft oder von dem, der gerade Zeit hat.

Übersetzen Sie nach der Genehmigung des Originals, nicht aus Live-Notizen. Die Übersetzung eines Entwurfs, der sich später ändert, ergibt zwei Texte, die nicht mehr zusammenpassen, und der Verwaltungsrat muss dann herausfinden, welche Unterschiede gewollt sind.

Was muss die prüfende Person kontrollieren?

Beschlüsse kommen zuerst. Ein Eintrag darf holprig sein und bleibt harmlos, aber ein Beschluss, dessen Sinn sich verschoben hat, ist ein echtes Problem, weil die Übersetzung später wie das Original zitiert werden kann.

Wo macht maschinelle Übersetzung bei Protokollen Fehler?

Die typischen Fehler sind klein und wirken plausibel. Die Tabelle zeigt vier davon in einem erfundenen Beispiel der Muster AG (alle Namen und Beträge sind erfunden).

Keiner dieser Fehler braucht Fachwissen, um ihn zu finden, aber alle brauchen eine Person, die beide Texte liest. Ein Glossar behebt den ersten und den dritten Fehler; ein Zahlenvergleich fängt den zweiten und den vierten.

Welches Glossar sollten Sie verwenden?

1. Verwaltungsrat: board of directors; VR-Sekretariat: board secretary's office; Präsident/in: chair.
2. Geschäftsleitung: management oder executive board, nie «board».
3. Sitzungsunterlagen: board papers; Traktandum: agenda item; Konsenstraktanden: consent agenda.
4. Pendenz: action item; Zirkularbeschluss: circular resolution; Beschlussregister: decisions register.
5. Statuten: articles of association; Organisationsreglement: organisational regulations; Handelsregister: commercial register; Revisionsstelle: statutory auditor.
6. Für deutsche Gesellschaften: Vorstand: management board; Aufsichtsrat: supervisory board.

Geben Sie das Glossar allen Prüfenden und, falls das Werkzeug es zulässt, auch der KI. Führen Sie es als kurze Liste im gemeinsamen Bereich des Gremiums und ergänzen Sie es, sobald eine prüfende Person einen Begriff zweimal korrigiert hat. Ein stabiles Glossar macht auch die spätere Suche im Archiv verlässlich.

Was gilt für Sitzungsunterlagen und Anhänge?

Sitzungsunterlagen werden meist von der Geschäftsleitung oder von Beratern verfasst und in der Originalsprache gelesen. Einen langen Finanzbericht mit KI zu übersetzen ist möglich, aber das Ergebnis ist ungeprüft und wird später womöglich zitiert, als wäre es das Original. Braucht ein Mitglied den Inhalt in einer anderen Sprache, stellen Sie eine deutlich gekennzeichnete Arbeitskopie bereit oder bitten Sie die Verfasser um eine kurze Zusammenfassung in der anderen Sprache. Das Protokoll verweist dann auf die Originalunterlage.

Was sollten Sie ein Übersetzungswerkzeug zu den Daten fragen?

Protokolle enthalten Namen, Meinungen und oft vertrauliche Geschäftsinformationen. Bevor ein Gremium ein KI-Übersetzungswerkzeug einsetzt, sollte das Sekretariat vier Fragen schriftlich beantworten können: Wo wird der Text verarbeitet, wird er gespeichert, wird er zum Training von Modellen verwendet, und wer kann das Werkzeug abschalten? Der EDÖB hat festgehalten, dass das Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Bearbeitungen anwendbar ist; die Antworten gehören deshalb in die Unterlagen des Gremiums. Der Beitrag zur KI-Richtlinie für den Verwaltungsrat listet die Bedingungen auf, die ein zugelassenes Werkzeug erfüllen sollte.

Welche Fehler machen Gremien mit übersetzten Protokollen?

• Beide Fassungen unterzeichnen, sodass zwei Originale existieren, die sich unterscheiden können.
• Einen Entwurf übersetzen, der noch geändert wird.
• Namen, Funktionstitel oder Firmennamen von der KI übersetzen lassen.
• Die Prüfung auslassen, weil der Text «gut klingt». Flüssiger Text ist nicht richtiger Text.
• Die Übersetzung dem englischsprachigen Mitglied schicken, bevor jemand sie geprüft hat.
• Im Protokoll nicht festhalten, welche Fassung massgebend ist.

Zur Frage, wie Sitzungen in zwei Sprachen ablaufen, lesen Sie Zweisprachiger Verwaltungsrat auf Deutsch und Englisch. Beginnt das Protokoll mit einem Sitzungstranskript, behandelt KI-Protokoll aus dem Teams- oder Zoom-Transkript diesen Schritt, und Genehmigung des VR-Protokolls erklärt, was vor der Unterschrift geschieht.

Wie arbeitet der Translation Copilot von Konsaro?

Der Translation Copilot von Konsaro übersetzt bei veröffentlichten Sitzungen zwischen Deutsch und Englisch: Titel und Ziel der Sitzung sowie Titel, Beschreibung und Protokoll jedes Traktandums. Sitzungsunterlagen übersetzt er nicht. In den Editoren für Sitzung und Traktanden kann die KI einen Text umformulieren oder übersetzen, ohne das Original zu überschreiben. Die KI läuft in der EU mit Zero Data Retention, und das VR-Sekretariat prüft jedes Ergebnis, bevor es geteilt wird. Die Seiten zu Sitzungen und Traktanden, zu Protokoll und Pendenzen und zu den KI-Copilots zeigen, wie das in den Ablauf des Gremiums passt.