Konsaro vs BoardPro: Board-Software für kleinere Gremien

BoardPro ist eine Board-Software für kleine und mittlere Organisationen, die pro Gremium abrechnet statt pro Person: 1’650, 2’750 oder 4’400 US-Dollar im Jahr mit unbegrenzt vielen Nutzenden, gehostet bei Microsoft Azure in Australien. Konsaro rechnet pro Organisation ab, vom kostenlosen Plan bis CHF 575 pro Monat bei jährlicher Zahlung, und speichert die Daten in Zürich. BoardPro passt zu Gremien in Australien und Neuseeland; ein Schweizer Verwaltungsrat mit Datenhaltung in der Schweiz, deutscher Oberfläche und Single Sign-on ist bei Konsaro meist näher dran.

Wie gestaltet BoardPro seine Preise?

BoardPro verkauft drei Pläne pro Gremium, in US-Dollar. Jeder Plan enthält unbegrenzt viele Nutzende und unbegrenzten Speicher für Dokumente. Bei jährlicher Zahlung wirbt BoardPro mit 17 Prozent Ersparnis gegenüber monatlicher Zahlung; eine 30-tägige Testphase braucht keine Kreditkarte. Gemeinnützige Organisationen und Schulen erhalten möglicherweise bis zu 40 Prozent Rabatt. Ausschüsse (Subcommittees) werden separat verrechnet, mit 82.50 US-Dollar pro Monat oder 825 US-Dollar pro Jahr.

Ein Detail verändert die Rechnung: Abstimmungen, Anmerkungen und Protokollunterschrift gehören zu Premium, nicht zu Essentials. Wer im Portal abstimmen will, vergleicht deshalb mit 2’750 US-Dollar und nicht mit dem Einstiegspreis. Verzeichnisse nennen den Einstiegspreis zudem unterschiedlich: Software Advice und G2 führen «ab 165 US-Dollar» pro Monat, ein anderes Verzeichnis eine tiefere Zahl. Massgebend ist nur die Seite des Anbieters; lassen Sie sich ein Angebot schriftlich geben.

Was macht BoardPro gut?

• Preise, die ein kleines Gremium ohne Verkaufsgespräch lesen und budgetieren kann, in einer Währung und mit Testphase vor dem Kauf.
• Unbegrenzt viele Nutzende und unbegrenzter Speicher in jedem Plan: Eine Beobachterin, ein Sekretär oder eine Assistentin kostet nichts extra.
• Ein vollständiger Sitzungszyklus für ein kleines Gremium: Traktanden, Sitzungsunterlagen, Protokoll, Pendenzen, Beschluss- und Interessenregister und ein Jahresplan.
• Flying Minutes, so heissen in Australien und Neuseeland Beschlüsse zwischen den Sitzungen, dazu eSignaturen und Berichte zwischen den Sitzungen in Premium.
• BoardPro AI (AI Assistant und AI Minutes) in Premium und Ultimate.
• Nüchterne Sicherheitsdokumentation: TLS bei der Übertragung, Verschlüsselung im Ruhezustand, verschlüsselte Replikation zwischen Rechenzentren und zeitbasierte Codes bei der Mehrfaktor-Anmeldung.
• Support-Stufen mit Preis und Zielzeit: Live-Chat für alle, 2 Stunden Zielzeit in Premium, 1 Stunde in Ultimate.

Kurz: BoardPro ist für das ehrenamtlich oder in einer kleinen Firma geführte Gremium gebaut, das eine saubere Ablage braucht und keine Lizenzen zählen will. Das ist eine echte Stärke, und deshalb passt ein Pauschalpreis pro Gremium zu vielen Vereinen, Stiftungen und KMU.

Wie rechnet Konsaro ab, und wie schneiden die beiden im Vergleich ab?

Konsaro verrechnet pro Organisation, nicht pro Gremium und nicht pro Person im Gremium. Free kostet CHF 0 für ein Gremium mit bis zu 5 Mitgliedern, mit 12 Monaten Archiv und 1 GB Speicher, ohne zeitliche Begrenzung. Essentials kostet CHF 199 pro Monat bei jährlicher Zahlung (CHF 240 bei monatlicher), Business CHF 575 (CHF 690 monatlich), Enterprise ab CHF 18’000 pro Jahr. Team-Lizenzen kosten CHF 9 (Essentials) oder CHF 15 (Business) pro Nutzer und Monat für Personen, die mit dem Gremium arbeiten, aber nicht darin sitzen. Jedes neue Konto startet mit 30 Tagen Business gratis. Die Limiten für Räume und Mitglieder stehen auf der Preisseite.

Was kostet es für ein Gremium wie Ihres? Ein Rechenbeispiel

Die Muster AG ist erfunden und dient nur dazu, die Rechnung zu zeigen. Die Zahlen sind Listenpreise und werden nicht umgerechnet, weil sich Wechselkurse ändern und keiner der beiden Anbieter in der Währung des anderen abrechnet.

Lesen Sie die Tabelle als Form, nicht als Siegerliste. Der Preis von BoardPro wächst mit der Zahl der Gremien und Ausschüsse; der von Konsaro mit dem Plan und den Team-Lizenzen. Ein einzelnes kleines Gremium fährt mit dem kostenlosen Plan von Konsaro am günstigsten, viele Ausschüsse sprechen eher für einen Plan, der mehrere Räume bündelt, und ein einzelnes Gremium mit sehr vielen externen Nutzenden spricht für die unbegrenzten Nutzer von BoardPro. Prüfen Sie, wie viele Räume und Mitglieder Ihr Konsaro-Plan umfasst, bevor Sie sich auf die Zeile der Muster AG stützen. Unser Beitrag zu Preis pro Nutzer oder Pauschale erklärt die Modelle allgemein, und was ein Board-Portal in der Schweiz kostet listet die Kostenpositionen neben der Lizenz.

Wo liegen die Daten, und spielt das für einen Schweizer Verwaltungsrat eine Rolle?

Ob die Datenhaltung in Australien eine Rolle spielt, hängt von den Inhalten ab. Bei Protokollen zu Strategie, Vergütung oder Personendaten möchten viele Schweizer Verwaltungsräte die Daten in der Schweiz oder der EU und eine kurze Liste benannter Unterauftragsverarbeiter. Konsaro veröffentlicht diese auf der Unterauftragsverarbeiter-Liste. Muss Ihre Datenschutzberatung eine Übermittlung nach Australien beurteilen, verlangen Sie zuerst den Auftragsverarbeitungsvertrag von BoardPro. Wir geben dazu keine rechtliche Einschätzung ab; das sollte eine Juristin oder ein Jurist für Ihre Gesellschaft bestätigen.

Was braucht ein Schweizer Verwaltungsrat ausser einem guten Preis?

Ein Schweizer Verwaltungsrat arbeitet mit der Traktandenliste, unterschreibt ein Protokoll und entscheidet zwischen den Sitzungen per Zirkularbeschluss. Konsaro bildet das direkt ab: Traktanden mit Art und Dauer, ein Protokolleditor mit Versionsverlauf und PDF-Export, und digitale Zirkularbeschlüsse mit denselben Antwortoptionen wie eine Abstimmung in der Sitzung, namentlich erfasst. Beschlüsse landen in einer Beschlussliste, die offene Pendenzen in die nächste Sitzung mitnimmt. Der Minutes Copilot erstellt aus einem Transkript von Teams, Zoom oder Webex einen Protokollentwurf, verarbeitet in der EU ohne Datenspeicherung, und der Translation Copilot übersetzt Traktanden und Protokoll zwischen Deutsch und Englisch. Jedes KI-Ergebnis prüft eine Person.

BoardPro deckt Beschlüsse zwischen den Sitzungen mit Flying Minutes und Unterschriften ab, was dem gleichen Bedarf entspricht. Auf den geprüften Seiten fanden wir weder die Sprache der Oberfläche noch deutsche Protokollvorlagen, und keine Aussage zu Single Sign-on. Falls Ihnen das wichtig ist, gehören diese beiden Fragen in die Demo-Anfrage.

Die Rechtsform ändert die Rechnung weniger als die Gremienstruktur. Ein Stiftungsrat oder ein Vereinsvorstand mit einem einzigen Gremium und wechselnden Gästen liegt bei BoardPro oder dem kostenlosen Plan von Konsaro preislich nahe beieinander. Eine GmbH mit Geschäftsführung und Beirat oder eine Holding mit mehreren Verwaltungsräten zählt dagegen Gremien und Ausschüsse, und dort lohnt es sich, die Rechnung für jedes Gremium einzeln aufzustellen. Gelten besondere Regeln aus Statuten oder Organisationsreglement, etwa für die Form von Zirkularbeschlüssen, prüfen Sie in der Demo, ob das Tool diese Form abbildet.

Wie testen Sie beide Lösungen mit demselben Gremium?

Ein kurzer Pilot sagt mehr als eine Funktionstabelle. Führen Sie in jedem Tool einen echten Sitzungszyklus mit derselben Traktandenliste und denselben Unterlagen durch und bewerten Sie ihn danach.

• Woche 1, VR-Sekretariat: Traktanden der nächsten Sitzung erfassen und die echten Unterlagen in beiden Tools hochladen. Aufwand notieren und festhalten, wo der Support nötig war.
• Woche 1, Präsidium: in jedem Tool einen Zirkularbeschluss anstossen und prüfen, ob das Ergebnis namentlich erfasst und exportierbar ist.
• Woche 2, zwei Verwaltungsräte, davon ein externer: Unterlagen auf dem eigenen Gerät lesen, annotieren und abstimmen. Fragen, was unklar war.
• Woche 2, IT oder Datenschutzverantwortliche: Hosting-Seite lesen, Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiter anfordern, Anmeldeoptionen prüfen.
• Woche 3, VR-Sekretariat: Protokoll in beiden Tools entwerfen (gern mit KI) und exportieren. Aufwand vergleichen, bis daraus ein unterschriebenes Protokoll wird.

Welche Fehler machen Preisvergleiche irreführend?

• Den Einstiegsplan mit einem Plan vergleichen, der Abstimmungen enthält. Bei BoardPro liegt die Abstimmung in Premium.
• Nur das Gremium zählen. Ausschüsse kosten bei BoardPro extra, Team-Lizenzen bei Konsaro.
• Währungen an einem Stichtag umrechnen und das Ergebnis für die echten Kosten halten.
• Den internen Aufwand vergessen: Einrichtung, Schulung und Migration kosten mehr als ein paar hundert Franken Lizenzdifferenz.
• Den Ausstieg übersehen: Fragen Sie beide Anbieter, wie Sie Traktanden, Protokolle, Beschlüsse und den Audit-Trail exportieren, falls Sie wechseln.

Welche Fragen gehören in die Demo mit BoardPro?

• In welcher Sprache arbeiten Verwaltungsräte und VR-Sekretariat in der Oberfläche, und gibt es deutsche Protokollvorlagen?
• Gibt es Single Sign-on, und in welchem Plan?
• Welche Unterauftragsverarbeiter bearbeiten unsere Daten, wo, und erhalten wir den Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Unterschrift?
• Wie exportieren wir Traktanden, Protokolle, Beschlüsse und Unterschriften beim Ausstieg, und in welchem Format?
• Was gilt für die Abrechnung als Gremium und was als Ausschuss, etwa bei einer kurzlebigen Arbeitsgruppe?
• Ist ein Datenstandort in der Schweiz oder der EU geplant, und schriftlich zugesagt?

Wem passt welche Lösung?

• BoardPro, wenn Sie einen Pauschalpreis pro Gremium mit vielen Nutzenden wollen und Ihre Organisation in Australien oder Neuseeland sitzt.
• BoardPro, wenn der Kauf in Eigenregie mit 30 Tagen Test und Support-Stufen mit Preis am wichtigsten ist.
• BoardPro, wenn Flying Minutes und eSignaturen nach australischer Praxis gefragt sind.
• Konsaro, wenn die Gremiendaten in der Schweiz liegen und Unterauftragsverarbeiter aufgelistet sein sollen.
• Konsaro, wenn Oberfläche und Protokolle auf Deutsch und Englisch laufen sollen, mit Übersetzung von Traktanden und Protokoll.
• Konsaro, wenn Sie Zirkularbeschlüsse mit namentlicher Stimmabgabe, eine Beschlussliste und SAML Single Sign-on brauchen.