Kürzere Sitzungsunterlagen: Der VR muss sie verlangen

Sitzungsunterlagen sollten kürzer sein, und der Verwaltungsrat sollte darauf bestehen. Eine lange Mappe beweist keine Sorgfalt; sie verschiebt die Arbeit, das Wesentliche zu finden, von der Geschäftsleitung zu den VR-Mitgliedern, die am wenigsten Zeit und Kontext haben. Kürzere Unterlagen, die auf der ersten Seite die Frage an den VR nennen, führen zu besserer Vorbereitung und besseren Entscheiden.

Warum werden Sitzungsunterlagen immer länger?

Niemand plant eine lange Mappe. Jede Unterlage wächst ein wenig, weil ihre Verfasserin vollständig und abgesichert sein will. Eine Präsentation für die Geschäftsleitung geht unverändert an den VR. Anhänge werden beigelegt, weil es nichts kostet. Und niemand ist für die Gesamtlänge zuständig: Das VR-Sekretariat stellt zusammen, was es erhält, und jede Verfasserin sieht nur ihre eigene Unterlage.

Dazu kommt ein Haftungsreflex. VR-Mitglieder haften für Schaden aus Pflichtverletzungen (Art. 754 OR), und die Geschäftsleitung mag glauben, mehr Information schütze alle. Das tut sie nicht. Ein VR, der die entscheidende Tatsache auf Seite 140 erhielt, war nicht gut informiert.

Was kostet eine lange Mappe?

• Die Mitglieder überfliegen statt zu lesen, und zwar ungleich: Eine liest die Finanzen, ein anderer die Strategie.
• Die Sitzung beginnt mit Präsentationen dessen, was schon in den Unterlagen stand.
• Fragen, die vor der Sitzung hätten kommen sollen, kommen in der Sitzung oder gar nicht.
• Der Entscheid, um den es ging, ist schwer zu finden, und der Beschluss im Protokoll wird vage.

Unser Beitrag über die Vorbereitung des Präsidiums zeigt, wie viel an dieser ersten Lektüre hängt, und jener über zersplitterte Protokolle, wie aus vagen Unterlagen vage Ergebnisse werden.

Was heisst «kürzer» konkret?

Es heisst nicht weniger Information für den VR. Es heisst dieselbe Information in anderer Reihenfolge, mit einer klaren Linie zwischen dem, was der VR zum Entscheiden braucht, und dem, was er bei Bedarf nachschlagen kann. Den grössten Teil der Einsparung bringen vier Schritte.

1. Die Frage auf Seite eins setzen. Was soll der VR tun: genehmigen, diskutieren oder zur Kenntnis nehmen?
2. Wiederholungen streichen. Die Zahlen des letzten Quartals noch einmal, die Firmengeschichte, dasselbe Organigramm in jeder Unterlage.
3. Belege in den Anhang verschieben. Verträge, vollständige Berichte, detaillierte Modelle. Sie bleiben in der Mappe, als Nachschlagematerial gekennzeichnet.
4. Präsentationen durch eine geschriebene Unterlage ersetzen. Eine Präsentation für den Vortrag versteckt die Argumentation zwischen den Folien; eine Seite Text oft nicht.

Was gehört in die Hauptunterlage, was in den Anhang?

Eine Faustregel ohne Zahlen: Könnte der VR den Entscheid auch ohne diesen Abschnitt fällen, gehört er in den Anhang.

Was sollte der VR verlangen?

• Ein Deckblatt auf jeder Unterlage: die Frage an den VR, der Beschlussantrag, die drei wichtigsten Fakten und ob es um Entscheid, Diskussion oder Information geht.
• Ein Seitenlimit für die Hauptunterlage, vom VR festgelegt, mit klar getrennten Anhängen.
• Eine Frist für Unterlagen, nach der das VR-Sekretariat eine späte Unterlage auf die nächste Sitzung verschieben darf.
• Keine Folien für ein anderes Publikum; wenn eine Präsentation dabei ist, kommt das Deckblatt zuerst.
• Einmal pro Jahr ein Blick auf die ganze Mappe: Welche Unterlagen hat der VR tatsächlich genutzt?

Das ist Sache des VR. Er organisiert sich selbst und regelt seine Arbeit (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 2 OR zur Organisation; bei delegierter Geschäftsführung Art. 716b OR zum Organisationsreglement), und wie er informiert werden will, gehört dazu. Unser Beitrag zum Deckblatt zeigt das Formular, Wie schreibt man eine VR-Unterlage die ganze Unterlage, und die Regel für verspätete Unterlagen, was bei verpasster Frist gilt.

Wie lautet die Regel im Reglement?

Ein kurzer Wortlaut, den Sie mit Ihrer Rechtsberatung anpassen können, keine Rechtsauskunft: «Jede Unterlage an den Verwaltungsrat beginnt mit einem Deckblatt, das die Frage an den Verwaltungsrat, den Beschlussantrag und die Art des Traktandums (Entscheid, Diskussion, Information) nennt. Die Hauptunterlage ist auf die vom Verwaltungsrat festgelegte Seitenzahl begrenzt; weiteres Material wird als Anhang beigelegt und als Nachschlagematerial gekennzeichnet. Unterlagen nach Ablauf der Frist werden an der nächsten Sitzung behandelt, sofern das Präsidium nicht anders entscheidet und den Grund im Protokoll festhält.»

Wie sieht das bei einer fiktiven Muster AG aus?

Das Beispiel ist erfunden. Der VR der Muster AG erhält den Antrag, einen neuen Lieferantenvertrag zu genehmigen. In der alten Mappe ist die Unterlage eine Präsentation der Geschäftsleitung, mit Vertragstext, Marktübersicht und drei Offerten im Anhang. Die Frage an den VR steht auf Folie 17.

In der neuen Mappe hat die Unterlage ein Deckblatt: «Entscheid: Genehmigung des Liefervertrags mit [Lieferant] für [Dauer].» Darunter stehen die drei Fakten, die den Entscheid tragen (Preis gegenüber dem heutigen Lieferanten, das Kündigungsrecht, das eine Risiko, das die Rechtsabteilung genannt hat), und der Beschlussantrag im vollen Wortlaut. Präsentation, Vertrag und Offerten liegen im Anhang. Wer den Antrag ablehnt, sieht sofort, welches Faktum er hinterfragen muss. Wer ihm zustimmt, braucht Minuten statt eines Abends.

Ist kürzer nicht riskanter?

Nur wenn die kurze Fassung etwas verbirgt. Der Anhang bleibt verfügbar, und die Mitglieder können jederzeit mehr verlangen. Was sich ändert, ist der Normalfall: Die Unterlage leistet die Arbeit des Fokussierens, nicht jedes Mitglied für sich. Wer Details will, findet sie eine Seite weiter; wer nicht, weiss trotzdem, worüber der VR entscheiden soll. Und die Sitzung selbst gewinnt: Statt Präsentationen zu wiederholen, beginnt sie bei den offenen Fragen, die die Mitglieder beim Lesen notiert haben.

Das Risiko liegt auf der anderen Seite: einer Zusammenfassung, die die unbequeme Tatsache weglässt. Zwei Sicherungen helfen: Das Deckblatt hat ein Feld für das Hauptrisiko, und die Mitglieder dürfen beim VR-Sekretariat jederzeit die Quelle zu einer Zahl verlangen.

Welche Fehler passieren bei der Einführung?

• Nur ein Seitenlimit setzen. Dann werden Schrift verkleinert und Ränder verschmälert. Das Deckblatt ist wichtiger als das Limit.
• Nur bei den Unterlagen der Geschäftsleitung anfangen. Auch Papiere des VR-Sekretariats und Ausschussberichte sind zu lang.
• Nie überprüfen. Fragen Sie nach einem Jahr, welche Anhänge geöffnet wurden. Entfernen Sie, was niemand nutzte.
• Auf alles anwenden. Gesetzlich vorgegebene Dokumente wie die Jahresrechnung haben festen Inhalt; fassen Sie sie auf dem Deckblatt zusammen und legen Sie sie vollständig bei.
• Die Leserschaft vergessen. Wer am Tablet liest, scrollt anders als jemand, der ausdruckt. Fragen Sie die Mitglieder, was ihnen hilft.

Was macht Konsaro?

In Konsaro hängt das VR-Sekretariat Unterlagen an ihr Traktandum, kennzeichnet jedes Traktandum als Genehmigung, Information oder Diskussion und zeigt den Mitgliedern nur die aktuelle Version. So ist leichter zu sehen, welche Unterlage zu welcher Frage gehört. Kürzer macht Konsaro die Unterlagen nicht von selbst; das bleibt ein redaktioneller Entscheid. Mehr unter Sitzungsunterlagen und Sitzungen und Traktanden.